Telephone Techniques

Advance Telephone Technique

Haii, This time.. i will explain, how to use telephone in the office, and how to be a great customer service..

An employe who provides quality customer service, wheter for external or internal customers, must do three things:

1.       Accept responsbility for providing timely customer service in a courteous manner

2.       Undarstand that the success of the organization depends on the level of service provided

3.       Learn and apply customer skills in a positive manner

Handling the telephone

v  The time to learn about ur telephone is ahaed of time. Don’t pactice on the caller. Be familiar with all the features

v  Hold the trasmitter portion directly inn front of ur mouth

v  Keep in mind that speaking on the phone requires better articulation

v  Place the telephone on ur desk so the receiver will be picked up without banging into anything

v  Avoid side conversation while talking on the phone

v  Make sure u place the caller on hold before discussing his or her situation with a co-worker

v  Never eat or drink while talking

v  Answering in as a few rings as possible. A maximum of three is good standard.

v  Before u place a caller on hold to answer another line, ask for permission and wait for an answer.

Example : “woul u mind holding for a moment?”

v  Etc

Using ur Best Voice

Each of us has a unique voice. To a great extent, our voice reflect who we are.

The voice u project is determined by four factors, all of whichcan be controlled.

ENERGY, RATE OF SPEECH, PITCH, QUALITY

Adressing the Caller

Rules about how to address callers can be confusing because of the many option. Therefore the following may help

They’re seven basic ways to address a calling party.

                Mr.         Miss       Fisrt Name          Ms.        Sir           Mrs        Ma’am

The average caller may or may not be sensitive about how he or she is adressed. To be safe sidde, keep these suggestion in mind :

1.       When addressing a male, u’r always correct to use Mr. Or Sir

2.       Adressing a woman a more confusing, the use of Mrs or Mis is common and general acceptable. If u uncertain, simply ask the caller for her preference. (“Shall I adresse ur as Miss or Mrs?”)

Answering the Telephone

First immpresion are important. Callers begin to form their impression by :

-          The number of rings it takes to get an answer

-          The first Voice they hear

Following are the most basic ones, which should always be employed :

1.       Use the four answering courtesies :

-          Greet the caller

-          State ur organization

-          Introduce urself

-          Offer ur help

2.       Be enthusiastic when ur answer :

-          Help make calling party feel truly welcome

3.       Use friendly phrases as part of ur greeting

4.       Remember to Smile as u pick up the phone

-          It’s easy to do. Simply remember to smile as you answer a call. Believe it or not, ur voice sound friendlier.

And that’s about telephone technique... hopefully my post can be help you...

Thankyouuuu for reading fellas:*

Penyebab dan Solusi agar setelah makan siang tidak terasa Kantuk

Hellooooo....

Pernah gasih ngalamin yg "ah ntar malem gue harus tidur cepet biar besok ga ngantuk di kantor" but finally.. abis makan siang, kenyang, terus wudhu, muka udah sejuk pikiran udah adem... tinggal hati ini yg belom, lah? terus??

usut punya usut nih setelah di teliti dengan beberapa rasa rasa yg tertinggal kemarin, lah..... haha10000x,  mengalami rasa kantuk setelah makan siang adalah perasaan yg normal pada semua orang di dunia ini,fenomena ini juga sering disebut "post-lunch dip". tapi menurut survey juga, engga semua orang ngerasain kaya gini. cuma sekitar 15%-20% dari populasi lahhh, nah sekakarang kenapa penyebabnyaa?


1. Efek L-Tryptopha
Adanya efek L-Tryptophan yaitu asam amino yang menjadi bahan dasar terbentuknya vitamin B. Niacin sendiri akan dipakai untuk membuat zat penghantar sinyal di otak yang dapat menimbulkan perasaan nyaman- senyaman saat saat kita bersama dulu- dan menyebabkan kita jatuh tertidur.
 
Then, Makanan yang kaya karbohidrat, akan merangsang pankreas untuk memproduksi insulin, yang akan menyimpan makanan dalam tubuh. Beberapa asam amino lain yang tadinya terkandung di dalam darah bersama-sama dengan L-Tryptophan, akan masuk ke dalam sel otot. Akibatnya, akan terjadi peningkatan pada konsentrasi relatif L-Tryptophan dalam darah dan serotonin yang terbentuk membuat kita mengantuk, gitu guys...








2. Proses pencernaan makanan
proses pecncernaan dalam tubuh juga ngaruh.. karna Tubuh akan mengirimkan darah ke sistem pencernaan, karena proses pencernaan membutuhkan energi yang cukup besar, apalagi kalau makanan yang perlu dicerna mengandung banyak lemak. Energi yang diperlukan juga akan semakin bertambah besar seiring dengan semakin banyaknya makanan yang kita konsumsi. Pada saat ini, sistem saraf juga menyumbangkan sebagian stok darahnya dan sebagai akibatnya, sistem saraf akan mengalami kekurangan oksigen untuk sementara. Menurunnya efektivitas kerja saraf pada saat sistem pencernaan bekerja inilah yang juga membuat kita ingin tidur siang. gitu...iya gitu..yaudahsih..iya-in aja


Nah...terussss. solusinya apa dong??

1. Pintar pintar lah memilih makanan saat makan siang.

makanan yg kaya akan karbohidrat emang cepet banget bikin kenyang, bikin tenaga balik lagi. tapiiiii, kalo lo baca buku biologi bab 6 tentang kehidupan alam akhirat setelah kematian... Makanan yg kaya akan karbohidrat mengndung banyak sekali gula. dan gula itu mengandung glukosa, dan glukosa itu bikin ngantuk..
jadi lo bisa pilih makanan yg kaya protein.

2. Curi curi waktu makan siang untuk tidur, walaupun sebentar

Percaya ngga, kalo di negara negara maju macem Spanyol itu, merasa ngantuk setelah makan siang itu adalah hal yg wajar, jadi mereka itu nyiapin tempat khusus untuk karyawannya tidur siang. dan waktu yg diberikan bisa sampe 2 jam. karena menurut mereka rasa ngantuk itu mengurangi ke-efektifan bekerja.
Naaaah, anyway.. Indonesia kan ga ada kebijaksanaan kaya gitu ya. maaf maaf nihya, karyawan Indonesia kan kerja itu  as a cutter stone as a biji ketapang as a zaman penjajahan gitu... setelah makan siang ya harus kerja lagi. jadi pinter pinternya lo aja ngatur waktu untuk makan sholat dan sedikit curi curi waktu buat take a nap. ha ha ha

3. Ngopi ngopi ajak Raisa gitu ajak gue juga boleh

sebelumnya, lo harus tau ga semua tubuh orang ngaruh sama kafein. tapi kalo gue pribadi itu ngaruh banget.. dengan catatan, kopi yg kita minum itu untuk menghilangi rasa kantuk bukan cuma cuma sekedar menikmati rasa. Karna, kopi mengandung kafein, kafein itu menghilankan rasa kantuk, tapi, kalo kopi udah di campur gula atau yg manis manis lainnya semacem gue...aduhh salah banget, kan udah tau, gula itu mengandung glukosa, glukosa itu bikin ngantuk... ngapain lu pakein gula. emang belom kenyang janji janji manis kemaren??? hayati capek bang...

4. Perbanyak doa

banyak banyakin doa aja... biar kantor lo bisa ikutin culture barat... yg nyiapin bantal plus kipas angin buat bobo ciang... berdoa juga, biar jam kerja karyawan perempuan dikurangi di Indonesia :'( berdoa juga..biar makanan protein yg rendah lemak dijual di kantin kantor atau warteg belakang kantor.. berdoa juga.. biar pas abis makan siang terus udah ngerasa ngantuk, ada yg ngirim bbm atau whatsapp "sayang, semangat kerjanya yah...nanti pulang kita makan bakso h.diran deh" ya...dan semacamnya lah...


oh iya... post diatas ga sekedar so tau.. tapi itu diambil dari blog Disini
dan sudah di modify sedikit...

udah dulu ah, semoga bisa sedikit menambah ilmu yg baca.. ngantuk.. mau boci dulu. tanyain pacar kamu yah, kapan kalian putus.... bye

BUSINESS CONVERSATION

On this Post, I’ll explain with a simply text, how to make great conversation for business, to help the process of business communication regarding discussion, its meaning, and principles. 

For the first one, you must be understood what’s the meaning of communication. 

COMUNICATION : WHAT’S THAT??? 
Comunication is the perception, interpretation, and response of people to signal produced by other people. This seemingly simple definition has five major characteristic. Then... start to know.. 

CONVERSATION AS COMMUNICATION 

To ensure and effective conversation, there are three considerations : 

•  You must make your massage understood 

• You must receive/understand the inteed massage sent to you 

• You should exert some control over the flow of the communication 

AMBIGUITY AVOIDANCE 

As a manager your view of words should be pragmatic rather philosophical. Thus, word mean not what the sictionary says they do but rather what the speaker intended. In everything you say or hear, you must lokk out for possible misunderstanding and clarify the ambiguity. Rule 1 Play Back for confirmation Rule 2 Write back for confidence Rule 3 Give back ground for context

PRACTICAL POINTS 

• Assertiveness 

• Confrontations 

• Seeking Information

 Open question are extremely easy to formulate. You estalabish in your own mind the topic/aim of the question and then you start the sentence with the words :
WHAT – WHEN – WHICH – WHY – WHERE – HOW 

• Let other speak

You ask the question, you lean back, the person answers, you nod and smile, you keep quite, anad the person continues with more detail simply to fill your silence. 

• To finish

At the end of a conversation, you have to give people a clear understanding of the outcome. 


Next materi of Telephone english for business will be explain to the next post about Advance Telephone Techniques ^^. Hopefully this post would be help you. Thanks for reading 

Sumber : Tarakanita's Module

Pengelolaan Arsip yang Baik

Record Management Principles

Record management adalah pengawasan pengurusan rekod sejak lahir hingga pemusnahan/pelestarian warkat. Record management meliputi kegiatan Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling tentang Arsip

Secara garis besar Record Management Principles membahas tentang cara pengelolaan Arsip secara baik.Tidak hanya dalam dunia kerja pengelolaan arsip juga tidak lepas dari kehidupan sehari-hari.

Nah, How To Manage Ur Task???

Record Management Principles menjelaskan pengelolaan dgn cara
1. Penyimpanan yg dimulai dari merencanakan nama yg akan digunakan
2. Sistem penyimpanan (Alfabet, Nomor,Wilayah, Subjek, dan Tanggal)
3. Tentukan tempat penyimpanan (Laci file, Rak Arsip/Filling Cabinet)
4. Cara pemindahan dan penyimpanan

1. Cara penyusunan klasifikaias kearsipan meliputi :

Main Subject(primer) - Masalah Pokok Utama
Sub Subject (sekunder) - Sub Masalah
Sub-Sub Subect(tertier) - Sub-Sub Masalah


2. Kode Klasifikasi Kearsipan terdiri dari :
    - Kode Huruf
    - Kode angka
    - Kombinasi angka dengan huruf

3. Peralatan peanataan berkas
   - Filing Cabinet
   - Guide
   - Folder
   - Lembar Tunjuk Silang
   - Kartu Kendali

Last... To Save Them..

Sebelum melakukan penyusutan arsip perhatikan :
1. Penilaian Arsip
2. Jadwal Retensi
3. Nilai Kegunaan Arsip
4. Pemindahan Arsip
5. Pemusnahan Arsip
6. Penyerahan arsip

Itu tadi penjelasan tentang kearsipan secara singkat, semoga bermanfaat ^^

The good of Bigness. Janin dalam Rahim

Nggak berasa bgt guys udh kelas XII aja.. kemari dikelas XI gue ngebahas Biologi tentang Reproduksi. Hahaha agak menarik juga nih guys, Proses pembentukan janin dalam rahim ibu kita hehe langsung aja yuk

Kehamilan terjadi saat sel sperma yang masuk ke dalam rahim seorang perempuan membuahi sel telur yang telah matang. seorang laki-laki rata-rata mengeluarkan air mani sebanyak 3 cc, dan setiap 1 cc air mani yang normal akan mengandung sekitar 100 juta hingga 120 juta buah sel sperma. Setelah air mani ini terpancar (ejakulasi) ke dalam pangkal saluran kelamin istri, jutaan sel sperma ini akan berlarian melintasi rongga rahim,saling berebut untuk mencapai sel telur matang yang ada pada saluran tuba di seberang rahim.Pada saat ovulasi, lapisan lendir di dalam serviks (leher rahim) menjadi lebih cair, sehingga sperma mudah menembus ke dalam rahim. Sperma bergerak dari vagina sampai ke ujung tuba falopii yang berbentuk corong dalam waktu 5 menit. Sel yang melapisi tuba falopii mempermudah terjadinya pembuahan dan pembentukan zigot (sel telur yang telah dibuahi). Jika perempuan tersebut berada dalam masa subur, atau dengan kata lain terdapat sel telur yang matang, maka terjadilah pembuahan.Pada proses pembuahan, hanya bagian kepala sperma yang menembus sel telur dan bersatu dengan inti sel telur.Bagian ekor yang merupakan alat gerak sperma akan melepaskan diri. Sel telur yang telah dibuahi akan mengalami pengerasan bagian luarnya. Ini menyebabkan sel telur hanya dapat dibuahi oleh satu sperma.Inti sel telur yang sudah dibuahi akan mengalami pembelahan menjadi dua bagian setelah 30 jam. 20 jam kemudian inti sel telur ini akan kembali membelah menjadi empat bagian. Tiga sampai empat hari setelah pembuahan, sel akan sampai di bagian uterus.Dalam jangka waktu satu minggu setelah perubahan, akan dihasilkan suatu massa sel yang berbentuk ola sebesar pentol jarum, yang disebut (blastocyt). Dalam proses selanjutnya, yaitu sekitar 5 hari berikutnya, blastosis akan menempel dan terimplantasi kedalam endometrium.Selama dua hingga empat minggu pertam perkembangan, blastosis medapatkan nutrien dari endometrium. Pada masa perkembangan ini, akan berbentuk plasenta. Plasenta merupakan organ berbentuk cakram yang mengandung pembuluh darah maternal (ibu) dan embrio. Melewati plasenta inilah, embrio akan mendapatkan nutrisi dari maternal. Melalui lasenta ini juga terjadi pertukaran gas-gas respirasi dan pembuangan limbah metabolisme embrio. Darah dari embrio mengalir ke plasenta melalui arteri tali pusar dan kembali melalui vena pusat dan melewati hati embrio.

4 Human Characters


Masih ngebahas tentang Karakter nih guys,
ngelanjutin post sebelumnya, gue mau ngepaparin tentang berbagai karakter tipe manusia. yuk liat dan samakan dengan diri kita

1. SANGUINS

• Terbuka

• Suka berbicara

• Mudah menyesuaikan diri

• Ramah

• Penuh Humor

• Responsive

Orang yg berwatak Sanguin tidak
tahan melihat orang asing didepan mereka
tanpa memberi tanggapan kepadanya. Orang
Sanguin adalah orang yang suka bergaul dan
spontan. Mereka jarang kwatir akan masa
depan dan masa lalu, mereka menikmati lebih
banyak kegembiraan dari hari-hari yang
dilaluinya dibandingkan dengan tipe-tipe
lainnya. biasanya bukan
pemikir berat , mereka menafsirkan kejadian –
kejadian yang ada dengan cepat. Kadang-
kadang mereka mendapat kesulitan karena
jarang mengantisipasi dari pilihan itu atau
tindakan mereka. Perasaan mereka
mempunyai peranan yang sangat dominan
didalam segala sesuatu, sehingga mereka
cenderung membuat keputusan-keputusan
yang bersifat emosional. Belajar dari
pengalaman, keputusan-keputusan yang
bersifat emosional hampir selalu merupakan
keputusan-keputusan yang buruk.
Sanguin adalah orang yang gembira, yang
senang hatinya, mudah untuk membuat orang
tertawa, dan bisa memberi semangat pada
orang lain. Tapi kelemahannya adalah dia
cenderung impulsive, yaitu orang yang
bertindak sesuai emosi atau keinginannya.

2. KOLERIK

• Aktif
• Semangat
• Pekerja Keras
• Ambisius
• Motivator

Karena sifatnya yang
berkemauan keras mandiri dan berpendidikan
keras, orang kolerik cenderung keras kepala.
Kompromi merupakan hal yang sangat sulit
bagi mereka kecuali kompromi itu bermanfaat
bagi tujuan yang mereka miliki. Mereka
mempunyai tujuan untuk segala sesuatu dari
kesehatan jasmani sampai tingkah laku anak.
Mereka adalah tipe yang suka mengambil
alih , yang suka memerintah orang-orang lain
disekeliling mereka, tidak peduli apakah ornag
itu menyukainya atau tidak. Orang Kolerik
tidak pernah untuk mencoba untuk tidak
menguasai suatu situasi dan mereka hidup
penuh dengan pertentangan. Bagian dari sifat
dasar mereka yang belum berkembang adalah
emosi mereka. Mendapatkan persetujuan dari
mereka hampir merupakan hal yang tidak
mungkin. Mencapai tujuan mereka adalah
ambisi bagi orang Kolerik, dan beberapa
orang Kolerik mendapatkan reputasi mereka
dengan memperalat orang lain.
Seseorang yang kolerik adalah seseorang yang
dikatakan berorientasi pada pekerjaan dan
tugas, dia adalah seseorang yang mempunyai
disiplin kerja yang sangat tinggi. Kelebihannya
adalah dia bisa melaksanakan tugas dengan
setia dan akan bertanggung jawab dengan
tugas yang diembannya. Kelemahan orang
yang berciri kolerik adalah kurangnya
kemampuan untuk bisa merasakan perasaan
orang lain (empati), belas kasihannya
terhadap penderitaan orang lain juga agak
minim, karena perasaannya kurang bermain.

3. MELANKOLIK

• Tertutup
• Berbakat
• Cerdas dan Estetis
• Menghargai Seni
• Suka Murung
• Mudah Putus Asa

Orang berkarakter Melankolik dilahirkan
sebagai orang pefeksionis, sering
meremehkan diri mereka sendiri untuk tidak
tidak melakukan dengan lebih baik walaupun
pada kenyataannya produktivitas mereka
lebih daripada kebanyakan perangai lainnya.
Mereka adalah orang yang mau
mengorbankan diri sendiri, serius, dan takut
akan kegagalan. Mereka mempunyai sifat
dasar yang teliti, hidup dengan tantangan
atau visi untuk menginvestasikan hidup
mereka, tetapi jarang dapat menghasilkan
sendiri.
Tipe melankolik adalah orang yang terobsesi
dengan karya yang paling bagus, yang paling
sempurna dan dia memang adalah seseorang
yang mengerti estetika keindahan hidup ini.
Perasaannya sangat kuat, sangat sensitif
maka kita bisa menyimpulkan bahwa cukup
banyak seniman yang memang berdarah
melankolik. Kelemahan orang melankolik, ia
mudah sekali dikuasai oleh perasaan dan
cukup sering perasaan yang mendasari
hidupnya sehari-hari adalah perasaan
murung.

4. PLEGMATIK

• Sangat tertutup
• Diam
• Kalem
• Tidak menuntut
• Lambat

Mereka tidak pernah
menjadi gelisah membuat malu diri mereka
sendiri dengan meminta maaf untuk segala
sesuatu yang telah mereka katakana. Mereka
jarang mengeluarkan ide-ide atau perasaan
jika mereka tidak yakin mereka tidak akan
melukai atau menyakiti orang lain. Orang
plegmatik merupakan orang yang sangat baik
dengan sifat yang bahagia dan
menyenangkan. Banyak yang dari mereka
sangat lucu karena mereka mempunyai daya
humor. Mereka dilahirkan dengan bakat
diplomat dan pembawa damai, mereka
dicintai oleh anak-anak. Orang-orang
Plegmatik merupakan teman yang
menyenangkan dan tidak menakutkan, dua
dari kelemahan mereka yang utama adalah
rasa takut dan egois, walaupun mereka
menunjukkan sikap ini dengan sangat
diplomatis sehingga bahkan beberapa teman
baik mereka tidak mengenal mereka.
Tipe plegmatik adalah orang yang cenderung
tenang, dari luar cenderung tidak beremosi,
tidak menampakkan perasaan sedih atau
senang. Naik turun emosinya itu tidak
nampak dengan jelas. Orang ini memang
cenderung bisa menguasai dirinya dengan
cukup baik, ia intorspektif sekali, memikirkan
ke dalam, bisa melihat, menatap dan
memikirkan masalah-masalah yang terjadi di
sekitarnya. Kelemahan orang plegmatik
adalah ia cenderung mau ambil mudahnya,
tidak mau susah, sehingga suka mengambil
jalan pintas yang paling mudah dan gampang.

Youre Where Guys???

Changing to Positive up

Kali ini, gue mau bahas tentang Character Modifier.Nah, pada tau nggak Character Modifier itu apa. Ya, semacem perubah karakter seseorang, yg dilakukan orang lain tanpa dia sadari.Gue agak kurang setuju sih sm salah satu postingan yg bilang kalo karakter seseorang itu gakbisa dirubah.Menurut gue,Hal yang nggak bisa dirubah dari diri seseorang itu adalah watak dasarnya Bukan Karakternya guys.Kalo menurut si charles aja Binatang bisa jadi Manusia kan, Nah kenapa engga sm karakter, menurut gue Karakter itu bukan bawaan Lahirnya seseorang, tapi Faktor Lingkungan yg mendukung dia untuk terus mengembakan karakternya itu sendiri entah itu baik atau burukSetiap Manusia pasti ada kekurangannya kaaan, entah fisik,sikap,kelakuan,emosi,otak,paras ya semacam itu lah ya. Kita juga sebagai manusia butuh orang lain pastinya, tp butuh orang yg karakternya enak buat diajak bersandarnya kita kan, nah kalo kalian punya temen sodara sahabat atau musuh sekalipun gue punya tips nih biar mereka bisa sedikit demi sedikit merubah Karakter buruknya

1. Kenali Perlahan
         Sebelumnya, kita harus tau dulu nih guys Faktor-faktor apa yg membuat dia melakukan hal-hal buruk.
         Jangan langsung ngejudge terus kita malah ambil tindakan yg salah ya guys.
2. Jadilah Pendengar yg Baik
         Coba dengarkan setiap keluhan yg dia rasakan, bagaimanapun cara dia mencurahkan,
         dan Cobalah resapi dengan baik. Selain membuat anda menjadi pendengar yg baik
         juga bisa membuat ia merasa lebih nyaman.
3. Bicara dengan Karakter
          Setelah kita mengetahui dengan baik, coba bicarakan hal yg kita tidak sukai dimulai dari hal kecil saja.
          jika orang yg berwatak Mudah Menangis coba untuk berbicara dengan nada yg santai, bicara-
          dengan baik jgn sampai ucapan yg kita ucapkan terdengar menyakitkan.
         Orang yg Berwatak gak bisa    serius, ya kita meluapkannyapun harus dengan gurauan2 sedikit,
          tapi nyelekit hahaha:D ya, sesuai tipenya lah, diatur lah haha

Character Modifiers