Telephone Techniques

Advance Telephone Technique

Haii, This time.. i will explain, how to use telephone in the office, and how to be a great customer service..

An employe who provides quality customer service, wheter for external or internal customers, must do three things:

1.       Accept responsbility for providing timely customer service in a courteous manner

2.       Undarstand that the success of the organization depends on the level of service provided

3.       Learn and apply customer skills in a positive manner

Handling the telephone

v  The time to learn about ur telephone is ahaed of time. Don’t pactice on the caller. Be familiar with all the features

v  Hold the trasmitter portion directly inn front of ur mouth

v  Keep in mind that speaking on the phone requires better articulation

v  Place the telephone on ur desk so the receiver will be picked up without banging into anything

v  Avoid side conversation while talking on the phone

v  Make sure u place the caller on hold before discussing his or her situation with a co-worker

v  Never eat or drink while talking

v  Answering in as a few rings as possible. A maximum of three is good standard.

v  Before u place a caller on hold to answer another line, ask for permission and wait for an answer.

Example : “woul u mind holding for a moment?”

v  Etc

Using ur Best Voice

Each of us has a unique voice. To a great extent, our voice reflect who we are.

The voice u project is determined by four factors, all of whichcan be controlled.

ENERGY, RATE OF SPEECH, PITCH, QUALITY

Adressing the Caller

Rules about how to address callers can be confusing because of the many option. Therefore the following may help

They’re seven basic ways to address a calling party.

                Mr.         Miss       Fisrt Name          Ms.        Sir           Mrs        Ma’am

The average caller may or may not be sensitive about how he or she is adressed. To be safe sidde, keep these suggestion in mind :

1.       When addressing a male, u’r always correct to use Mr. Or Sir

2.       Adressing a woman a more confusing, the use of Mrs or Mis is common and general acceptable. If u uncertain, simply ask the caller for her preference. (“Shall I adresse ur as Miss or Mrs?”)

Answering the Telephone

First immpresion are important. Callers begin to form their impression by :

-          The number of rings it takes to get an answer

-          The first Voice they hear

Following are the most basic ones, which should always be employed :

1.       Use the four answering courtesies :

-          Greet the caller

-          State ur organization

-          Introduce urself

-          Offer ur help

2.       Be enthusiastic when ur answer :

-          Help make calling party feel truly welcome

3.       Use friendly phrases as part of ur greeting

4.       Remember to Smile as u pick up the phone

-          It’s easy to do. Simply remember to smile as you answer a call. Believe it or not, ur voice sound friendlier.

And that’s about telephone technique... hopefully my post can be help you...

Thankyouuuu for reading fellas:*

Penyebab dan Solusi agar setelah makan siang tidak terasa Kantuk

Hellooooo....

Pernah gasih ngalamin yg "ah ntar malem gue harus tidur cepet biar besok ga ngantuk di kantor" but finally.. abis makan siang, kenyang, terus wudhu, muka udah sejuk pikiran udah adem... tinggal hati ini yg belom, lah? terus??

usut punya usut nih setelah di teliti dengan beberapa rasa rasa yg tertinggal kemarin, lah..... haha10000x,  mengalami rasa kantuk setelah makan siang adalah perasaan yg normal pada semua orang di dunia ini,fenomena ini juga sering disebut "post-lunch dip". tapi menurut survey juga, engga semua orang ngerasain kaya gini. cuma sekitar 15%-20% dari populasi lahhh, nah sekakarang kenapa penyebabnyaa?


1. Efek L-Tryptopha
Adanya efek L-Tryptophan yaitu asam amino yang menjadi bahan dasar terbentuknya vitamin B. Niacin sendiri akan dipakai untuk membuat zat penghantar sinyal di otak yang dapat menimbulkan perasaan nyaman- senyaman saat saat kita bersama dulu- dan menyebabkan kita jatuh tertidur.
 
Then, Makanan yang kaya karbohidrat, akan merangsang pankreas untuk memproduksi insulin, yang akan menyimpan makanan dalam tubuh. Beberapa asam amino lain yang tadinya terkandung di dalam darah bersama-sama dengan L-Tryptophan, akan masuk ke dalam sel otot. Akibatnya, akan terjadi peningkatan pada konsentrasi relatif L-Tryptophan dalam darah dan serotonin yang terbentuk membuat kita mengantuk, gitu guys...








2. Proses pencernaan makanan
proses pecncernaan dalam tubuh juga ngaruh.. karna Tubuh akan mengirimkan darah ke sistem pencernaan, karena proses pencernaan membutuhkan energi yang cukup besar, apalagi kalau makanan yang perlu dicerna mengandung banyak lemak. Energi yang diperlukan juga akan semakin bertambah besar seiring dengan semakin banyaknya makanan yang kita konsumsi. Pada saat ini, sistem saraf juga menyumbangkan sebagian stok darahnya dan sebagai akibatnya, sistem saraf akan mengalami kekurangan oksigen untuk sementara. Menurunnya efektivitas kerja saraf pada saat sistem pencernaan bekerja inilah yang juga membuat kita ingin tidur siang. gitu...iya gitu..yaudahsih..iya-in aja


Nah...terussss. solusinya apa dong??

1. Pintar pintar lah memilih makanan saat makan siang.

makanan yg kaya akan karbohidrat emang cepet banget bikin kenyang, bikin tenaga balik lagi. tapiiiii, kalo lo baca buku biologi bab 6 tentang kehidupan alam akhirat setelah kematian... Makanan yg kaya akan karbohidrat mengndung banyak sekali gula. dan gula itu mengandung glukosa, dan glukosa itu bikin ngantuk..
jadi lo bisa pilih makanan yg kaya protein.

2. Curi curi waktu makan siang untuk tidur, walaupun sebentar

Percaya ngga, kalo di negara negara maju macem Spanyol itu, merasa ngantuk setelah makan siang itu adalah hal yg wajar, jadi mereka itu nyiapin tempat khusus untuk karyawannya tidur siang. dan waktu yg diberikan bisa sampe 2 jam. karena menurut mereka rasa ngantuk itu mengurangi ke-efektifan bekerja.
Naaaah, anyway.. Indonesia kan ga ada kebijaksanaan kaya gitu ya. maaf maaf nihya, karyawan Indonesia kan kerja itu  as a cutter stone as a biji ketapang as a zaman penjajahan gitu... setelah makan siang ya harus kerja lagi. jadi pinter pinternya lo aja ngatur waktu untuk makan sholat dan sedikit curi curi waktu buat take a nap. ha ha ha

3. Ngopi ngopi ajak Raisa gitu ajak gue juga boleh

sebelumnya, lo harus tau ga semua tubuh orang ngaruh sama kafein. tapi kalo gue pribadi itu ngaruh banget.. dengan catatan, kopi yg kita minum itu untuk menghilangi rasa kantuk bukan cuma cuma sekedar menikmati rasa. Karna, kopi mengandung kafein, kafein itu menghilankan rasa kantuk, tapi, kalo kopi udah di campur gula atau yg manis manis lainnya semacem gue...aduhh salah banget, kan udah tau, gula itu mengandung glukosa, glukosa itu bikin ngantuk... ngapain lu pakein gula. emang belom kenyang janji janji manis kemaren??? hayati capek bang...

4. Perbanyak doa

banyak banyakin doa aja... biar kantor lo bisa ikutin culture barat... yg nyiapin bantal plus kipas angin buat bobo ciang... berdoa juga, biar jam kerja karyawan perempuan dikurangi di Indonesia :'( berdoa juga..biar makanan protein yg rendah lemak dijual di kantin kantor atau warteg belakang kantor.. berdoa juga.. biar pas abis makan siang terus udah ngerasa ngantuk, ada yg ngirim bbm atau whatsapp "sayang, semangat kerjanya yah...nanti pulang kita makan bakso h.diran deh" ya...dan semacamnya lah...


oh iya... post diatas ga sekedar so tau.. tapi itu diambil dari blog Disini
dan sudah di modify sedikit...

udah dulu ah, semoga bisa sedikit menambah ilmu yg baca.. ngantuk.. mau boci dulu. tanyain pacar kamu yah, kapan kalian putus.... bye

BUSINESS CONVERSATION

On this Post, I’ll explain with a simply text, how to make great conversation for business, to help the process of business communication regarding discussion, its meaning, and principles. 

For the first one, you must be understood what’s the meaning of communication. 

COMUNICATION : WHAT’S THAT??? 
Comunication is the perception, interpretation, and response of people to signal produced by other people. This seemingly simple definition has five major characteristic. Then... start to know.. 

CONVERSATION AS COMMUNICATION 

To ensure and effective conversation, there are three considerations : 

•  You must make your massage understood 

• You must receive/understand the inteed massage sent to you 

• You should exert some control over the flow of the communication 

AMBIGUITY AVOIDANCE 

As a manager your view of words should be pragmatic rather philosophical. Thus, word mean not what the sictionary says they do but rather what the speaker intended. In everything you say or hear, you must lokk out for possible misunderstanding and clarify the ambiguity. Rule 1 Play Back for confirmation Rule 2 Write back for confidence Rule 3 Give back ground for context

PRACTICAL POINTS 

• Assertiveness 

• Confrontations 

• Seeking Information

 Open question are extremely easy to formulate. You estalabish in your own mind the topic/aim of the question and then you start the sentence with the words :
WHAT – WHEN – WHICH – WHY – WHERE – HOW 

• Let other speak

You ask the question, you lean back, the person answers, you nod and smile, you keep quite, anad the person continues with more detail simply to fill your silence. 

• To finish

At the end of a conversation, you have to give people a clear understanding of the outcome. 


Next materi of Telephone english for business will be explain to the next post about Advance Telephone Techniques ^^. Hopefully this post would be help you. Thanks for reading 

Sumber : Tarakanita's Module